Die Arbeit, die eine Praxis ausbremst, steht selten im Terminkalender. Sie verteilt sich über den Tag: das Telefon, das zur Sprechstundenzeit dauerklingelt, der Anamnesebogen, der nach dem Termin abgetippt wird, die Dokumentation, die abends nachgearbeitet werden muss.
Jeder einzelne Vorgang ist klein. Zusammen ergeben sie die Stunden, die am Ende der Woche fehlen. Für einige dieser Stellen gibt es inzwischen Werkzeuge, die einen Teil der Arbeit abnehmen – nicht als Rundumlösung, sondern jeweils für einen bestimmten Handgriff. Wir sehen in den Praxen, die wir betreuen, welche davon im Alltag tragen und welche nach drei Wochen wieder abgeschaltet werden. Dieser Beitrag geht den Tag der Reihe nach durch und benennt an jeder Station zuerst die Belastung, dann das, was davon abgegeben werden kann.
Am Telefon
Anrufe kommen nicht gleichmäßig, sondern gebündelt zur Sprechstundenzeit – und meist bedient dieselbe Person den Tresen und das Telefon. Wer vor dem Anmeldeschalter steht, wartet mit; wer anruft, landet in der Warteschleife. Eine automatische Anrufannahme nimmt in diesen Spitzen Termin- und Rezeptwünsche auf und übergibt sie in die Praxissoftware, statt sie zu parken. Die Anliegen, bei denen es wirklich auf ein Gespräch ankommt, bleiben dem Team.
Vor dem Termin
Anamnese-, Aufklärungs- und Einwilligungsbögen werden ausgedruckt, ausgefüllt, eingesammelt, gescannt und abgetippt. Digital ausgefüllt und am Endgerät unterschrieben landen dieselben Angaben ohne Abtippen in der Akte, die Ablage erfolgt revisionssicher. Wie das aussieht, steht auf unserer Seite zu digitalen Formularen.
Im Gespräch
Dokumentation entsteht heute meist zweimal: einmal im Kopf während des Gesprächs, einmal schriftlich danach. Eine Transkription dreht das um – die Dokumentation entsteht aus dem Gespräch, allerdings als Vorschlag. Der Arzt prüft, korrigiert und gibt frei; erst dann steht sie in der Akte.
Dabei verlässt Gesprächsinhalt die Praxis und wird beim Dienstleister verarbeitet. Das ist zu regeln: Auftragsverarbeitungsvertrag, Information der Patienten, und eine Festlegung, wann aufgezeichnet wird und wann nicht. Wir liefern dazu die Unterlagen und sprechen es vor der Einführung durch – lieber offen als im Kleingedruckten.
Bei der Entscheidung
Weiter voraus liegt die klinische Entscheidungsunterstützung: Sie wertet die in der Praxissoftware vorhandene Dokumentation aus und gibt Hinweise auf Basis geprüfter medizinischer Quellen. Der Arzt prüft und entscheidet – daran ändert sich nichts. Wir beobachten das Feld und melden uns, wenn es für den Praxisbetrieb belastbar ist.
Was wir dabei machen
Der Nutzen entsteht nicht beim Kauf, sondern in der Einrichtung. Wir wählen aus, was zur Praxisgröße, zum Fach und zum Team passt, richten es in der bestehenden Umgebung ein, stellen die Unterlagen für den Datenschutz bereit und schulen die Mitarbeitenden, die damit täglich arbeiten. Der Support danach kommt von eigenen Leuten, die dieselbe Software kennen. Seit über 35 Jahren arbeiten wir ausschließlich für Arztpraxen – das merkt man vor allem daran, welche Lösungen wir nicht empfehlen. Einen Überblick über die Bausteine geben wir auf digitale Prozesse.
Welche Station in Ihrem Praxistag kostet die meiste Zeit?
Gespräch vereinbaren